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¿Qué obligaciones y documentos tengo que tener al día?

A fin de no incurrir en posibles sanciones, os recordamos aquellos documentos que deben estar al día en el centro de trabajo, a disposición de las Inspecciones de los distintos Organismos. Igualmente les comentamos otros asuntos que, estimamos, pueden ser de su interés:

1. Libro de visitas

Un libro para cada Centro de Trabajo. El libro debe permanecer en el centro de trabajo y debe estar diligenciado y sellado por la Inspección provincial.


2. Calendario laboral y de vacaciones

Firmado por empresa y representante de los trabajadores o, al menos, un trabajador.


3. Botiquín de primeros auxilios


4. Registro horas contratos a tiempo parcial

Hoja mensual de registro de horas de los contratos a tiempo parcial firmada por los trabajadores.


5. Evaluación de riesgos laborales y servicio externo de prevención

Si no se ha realizado hasta la fecha, deberán ponerse en contacto con su compañia de prevención, con empresa acreditada o con este despacho para organizarlo inmediatamente, pues se está sancionando el carecer de esas medidas.

Si se ha realizado, deberá mantenerse al día, siguiendo las instrucciones de la entidad con la que se mantenga el contrato.


6. Revisiones médicas

Las realizan las empresas de prevención, si se contrata vigilancia de la salud.

Es obligatorio realizarlas, tanto cuando el trabajador se incorpora a su puesto de trabajo (revisión médica inicial) y una vez al año a toda la plantilla (revisión médica anual), salvo que, por escrito, el trabajador no desee realizársela.


7. Carnés de manipulador de alimentos u otros documentos de acreditación, si procede


8. Alérgenos

Los establecimientos que realicen venta directa al consumidor de productos alimenticios, deben informar sobre el potencial riesgo que implican los alérgenos para la seguridad del consumidor.


9. Licencia de apertura


10. Listas de precios y hojas de reclamaciones cuando así lo requiera la actividad

11. Últimas revisiones de extintores, desinfección, etc.


12. Seguro de responsabilidad civil en caso de locales con aforo


13. Trabajadores Autónomos

Les recordamos que aquellos trabajadores autónomos que deseen variar la base de cotización en ese Régimen Especial, podrán efectuarlo en dos plazos hasta el día 31 del mes de Octubre, entrando en vigor tal variación el día primero del año próximo y hasta el día 30 de abril, entrando en vigor tal variación con efecto de 1 de julio siguiente.

Volvemos a recordarles que los trabajadores autónomos que causen baja por enfermedad o accidente, tienen solamente 15 días de plazo para la solicitud de la prestación, debiéndose adjuntar el parte médico de baja y declaración sobre la persona que gestionará el establecimiento del trabajador autónomo mientras persista tal situación de enfermedad.


14. Trabajadores extranjeros en alta y sanciones

Aquellas empresas que tengan en alta, en sus plantillas, a trabajadores extranjeros con permiso de trabajo en vigor, deberán revisar y controlar en sus fechas que tales permisos de trabajo continúan en vigor o se están renovando, pues si el permiso de trabajo no es renovado, el trabajador en cuestión carecería de autorización administrativa para trabajar, pudiendo ser sancionada la empresa por mantener trabajando a una persona sin el preceptivo permiso de trabajo.

Os recordamos el INCREMENTO DE LAS SANCIONES por no tener en alta a los trabajadores. Significativamente importantes en caso de trabajadores sin permiso de trabajo, perceptores de desempleo o de prestaciones de trabajo, así como infracciones en contratos celebrados a tiempo parcial:

Sanción Grave

- No solicitar la afiliación inicial o el alta de los trabajadores que ingresen a su servicio o solicitar la misma como consecuencia de una actualización inspectora, fuera del plazo establecido [nueva redac. art. 22.2]

- La solicitud de afiliación o del alta de los trabajadores que ingresen a su servicio fuera del plazo establecido al efecto, cuando no mediare actuación inspectora, o su no transmisión por los obligados o acogidos a la utilización de sistemas de presentación por medios informáticos, electrónicos o telemáticos [nuevo aptdo. art. 22.11]

Grado Mínimo 3.126 a 6.250 €

Grado medio 6.251 a 8.000 €

Grado máximo 8.001 a 10.000 €

Sanción muy Grave

Dar ocupación como trabajadores a beneficiarios o solicitantes de pensiones u otras prestaciones periódicas de la Seguridad Social, cuyo disfrute sea incompatible con el trabajo por cuenta ajena, cuando no se les haya dado de alta en la Seguridad Social con carácter previo al inicio de su actividad [art. 23.1]

Grado Mínimo 10.001 a 25.000

Grado medio 25.001 a 100.005

Grado máximo 100.006 a 187.515 €


15. Externalización de compromisos por pensiones de las empresas

Será obligatorio para toda empresa que tenga compromisos de pago para con sus trabajadores por los conceptos de fallecimiento, invalidez, jubilación, etcétera, en virtud de norma contenida en contrato de trabajo o convenio colectivo, concertar una póliza que cubra tales contingencias, con cualquier entidad aseguradora, a fin de no incurrir en sanciones de carácter muy grave.

Si tienen cualquier duda sobre este tema, no duden en ponerse en contacto con este Despacho o con su agente o corredor de seguros.


16. Ley orgánica de protección de datos (LOPD)

Las empresas en cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, están obligadas a realizar el registro de sus ficheros de datos personales de: empleados, clientes, proveedores, etc. en la Agencia de Protección de Datos, a llevar un documento de seguridad, a regular contractualmente las relaciones con quien pueda tener acceso a sus datos: asesorías, empresas de informática, empresas de limpieza, empleados, etc. y a adoptar las medidas de seguridad que establece el Real Decreto 1720/2007de 21 de diciembre. Las sanciones por incumplimiento pueden llegar hasta 600.000 euros.


17. Registro de empresas acreditadas

Las empresas de construcción que debieron acreditarse como Contratistas o Subcontratistas hace años, deberán renovar, a su vencimiento, tal inscripción para que ésta no deje de surtir los efectos legales correspondientes. Revisen el vencimiento para proceder a tal renovación.


18. Recargos por impago de seguros sociales

Conforme RDL 20/2012 de 13 de julio de 2012, los recargos por impago de seguros sociales en su fecha, será del 20%, si se presentan los documentos de cotización dentro del plazo reglamentario.


Nos ponemos a su disposición para cualquier duda al respecto.

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